MS 책상 없애고 1년 "협업이 더 잘 돼요"

[이부연기자] "개인 책상을 없애니 '접점비율(직원들이 마주치게 하는 비율)'이 28% 늘어났어요. 협업이 잘 이뤄지다보니 생산성은 물론 직원들 만족도 상승했어요. 국내 10대 대기업들 중 2~3곳이 이러한 신개념 사무실을 도입하기 위해 컨설팅을 받고 있습니다."

한국마이크로소프트(대표 김 제임즈, 이하 한국MS)가 미래형 사무 공간 '프리스타일 워크플레이스'를 구축한지 1년이 됐다.

지난해 11월 한국MS는 강남 포스코센터에서 광화문으로 사옥을 이전하면서 고정된 개인 좌석을 없애고 업무 스타일에 맞춰 폰룸, 미팅룸, 포커스룸 등 공간을 선택해 일할 수 있게 하는 프리스타일 워크플레이스를 도입했다. 국내 주요 기업들을 포함해 4만5천여 명이 방문할 정도로 관심도 뜨겁다.

정우진 컨설턴트는 13일 서울 광화문 한국MS 신사옥에서 열린 간담회에서 "최근 국내 기업 S사에서 이직한 한 직원은 '마치 미래에서 일하는 것 같다'라고 표현했다"며 "클라우드를 기반으로 모바일로 연동돼 장소의 제약없이 자유롭게 업무하는 영화에서만 보던 장면을 프리스타일 워크플레이스가 구현한 것"이라고 말했다.

한국MS 신사옥은 이전 사옥보다 전체 전용면적은 15~20% 가량 줄었다. 하지만 벽과 파티션을 제거해 회의실 수와 기타 협업 가능 공간은 기존 사무실에 비해 각각 3.2배, 2.7배 증가했다. 내부 설문조사 결과, 직원들이 하루 중 최소 2인 이상이 협업하는 업무 시간이 일 평균 3~4.5시간으로 기존에 비해 약 1.5배 증가했다. 일 평균 1.5회로 이뤄지던 미팅이 다양한 규모와 형태의 회의로 변하면서 일 평균 3~5회로 늘었다.

정 컨설턴트는 "한국MS가 마치 벤처가 돼가고 있는 느낌"이라면서 "영업, 마케팅 등 여러 사업 부문들이 유기적으로 함께 일하게 되면서 '하나의 MS'라는 목표에 더욱 다가가고 있으며, 팀간, 개인간 소통이 늘어나면서 생산성도 높아지고 있다"고 설명했다.

◆ "클라우드 기반, 업무 95%를 무선으로"

프리스타일 워크플레이스의 중심에는 '클라우드'와 '모바일'이 있다. 한국MS는 '애저' 클라우드 기반 오피스인 '오피스 365'를 전 사무실에 도입하면서 언제 어디서나 업무 내용을 확인하고 수행할 수 있게 됐다. 문서 공유 방식이 기존 이메일 첨부에서 클라우드를 통한 공유가 30%에 이르고, 기존에 전체의 70%를 차지하던 유선 업무가 5%로 대폭 줄었다. 업무의 95%는 이제 무선상에서 진행된다.

업무에 활용하는 기기도 태블릿 PC가 40~50%, 모바일 디바이스가 20~30%를 차지한다. PC기반 업무 환경을 완전히 벗어난 것. 1인당 하루 평균 모바일 회의 참여 건수가 1.2건에 달한다.

정 컨설턴트는 "문서 공유, 불필요한 회의, 미팅 준비, 이동 등에 걸리는 시간이 대폭 줄어 개인별로 15%~30% 추가 시간을 창출, 업무 효율성이 크게 증가했다"며 "앞으로 개발하는 모든 업무 시스템은 모바일을 기반으로 제작되며, 이후 필요에 따라 태블릿, PC로 적용해 나갈 것이며, 이는 모든 서비스가 클라우드 중심으로 가기 때문에 가능한 것"이라고 했다.

도요타의 미국과 유럽 사무소가 MS의 이 프리스타일 워크플레이스를 도입했다.

제임스 김 한국MS 대표는 "신사옥으로 이전한 이후 한국 직원들의 업무 생산성 성과가 최근 다른 국가보다 높아졌다"며 "현재 정부에서 '크리에이티브(Creative) 코리아'를 표방하고 있는데, 우리의 이러한 프리스타일 워크플레이스가 이를 실현하는데 도움을 줄 것"이라고 덧붙였다.

앞으로 한국MS는 프리스타일 워크플레이스 성과를 바탕으로 '디지털 워크플레이스(Digital Workplace)'를 만들어나갈 계획이다. 업무 환경을 사물인터넷(IoT) 기반으로 제공해 모든 것이 디지털 기기와 서비스로 업무가 가능하고, 클라우드 소셜, 모바일, 빅데이터가 직원 개개인의 업무로 실행될 수 있는 환경을 만들겠다는 것이다.

프리스타일 워크플레이스가 물리적 공간의 혁신에 보다 주목했다면, 디지털 워크플레이스는 IT 업무 환경도 공간과 함께 혁신이 가속화된 것이라는게 한국MS 측의 설명이다.