EMC·오라클·MS 문서중앙화(ECM) '삼색경쟁'

[김관용기자] 기업의 문서를 중앙 서버에서 통합 관리하는 문서중앙화(ECM) 시장을 둘러싸고 한국EMC, 한국오라클, 한국마이크로소프트(MS)가 삼색(三色) 경쟁을 벌이고 있다.

기업의 콘텐츠 관리시스템인 ECM은 모바일 업무가 늘어나면서 시장도 확산 일로에 있는 분야로 한국IBM을 비롯한 글로벌 기업과 아이온커뮤니케이션, 엑스소프트, 인지소프트, 사이버다임, 프로텍트 등 국내 토종기업들이 치열한 경쟁구도를 형성하고 있다.

◆한국EMC "국내 ECM 분야는 EMC 다큐멘텀이 1등"

국내 ECM 부문 시장 점유율 1위는 다큐멘텀을 보유한 한국EMC다. 한국EMC는 포스코 그룹의 ECM 시스템을 성공적으로 구축한 후 SK하이닉스, LG디스플레이 등 200여 개 이상의 기업에서 문서중앙화 프로젝트를 진행했다. 현재까지 계약을 이어가고 있는 기업만도 30여 곳이다.

한국EMC ECM의 강점은 정보의 수명주기(life cycle)을 관리하는 통합 플랫폼을 제공한다는 것. EMC 다큐멘텀은 시간과 장소, 장비에 제약 없이 정보를 안전하게 접근하고 결합하며 관리, 분배, 통제할 수 있다.

특히 한국EMC는 단순히 솔루션 공급에 그치지 않고 다큐멘텀에 대한 전문적인 기술 자문과 문서 혁신이 성공적으로 기업에 적용될 수 있도록 모든 서비스를 종합 제공한다.

한국EMC는 특히 ECM 시스템을 구축하면 직원들의 일하는 방식 자체를 바꿔야 한다는 점에 착안,사전 컨설팅을 통해 주요 추진과제를 도출하고 이행 계획을 정의하며, 중앙 집중화된 문서를 관리하기 위한 문서 분류 체계를 수립하고 있다.또한 문서 생성부터 저장, 유통, 폐기까지의 문서관리 프로세스 정의에 이르는 특화된 경험과 노하우를 고객에게 제공하고 있다.

한국EMC 관계자는 "EMC는 스토리지, 백업, 정보보안(RSA), 가상화 등의 솔루션을 통합해 제공하여 시너지를 극대화하는 '원(ONE) EMC' 전략을 문서중앙화에 도입해 고객맞춤형 서비스와 통찰력, 비용 절감 효과를 이끌어낸다"고 강조했다.

◆한국오라클, 한국EMC에 도전장

다큐멘텀으로 국내 시장 공략을 강화하는 한국EMC에 맞서 한국오라클 또한 ECM 시장에서 영향력을 확대하고 있다. 지난 해는 신규 ECM 프로젝트 발주가 거의 없었던 해였지만 한국오라클은 삼양사를 고객으로 확보하며 솔루션의 우수성을 입증했다고 설명한다.

한국오라클의 대표적인 ECM 솔루션은 '엔터프라이즈 콘텐트 매니지먼트 스위트 11g'로 웹센터 콘텐트부터 유니버설 레코드 관리, 정보 권한 관리, 웹센터 이미징, 웹센터 콘텐트 컨버젼, 웹센터 캡쳐에 이르는 통합 ECM 솔루션을 제공하고 있다. 이들은 파일 보관과 이미징, 웹 콘텐트 관리, 문서관리, 레코드 관리, 보존 관리에 이르는 ECM 전체 범위를 아우른다.

특히 한국오라클은 오라클 유니버셜 콘텐츠 매니지먼트 11g를 철강제조 기업인 동국제강에 성공적으로 공급하면서 국내 ECM 분야에서 이름을 알리고 있다.

동국제강은 오라클 솔루션을 통해 전사적인 문서중앙화 시스템을 구축, 문서의 수명주기 전체를 관리하고 문서를 기업의 자산으로 보호 및 제어할 수 있는 기반을 마련했다.

또한 동국제강은 모든 문서를 중앙 서버에서 하나로 통합 관리할 수 있도록 하여 문서의 중복과 손실을 막고 체계적으로 문서를 관리할 수 있는 문서정보의 100% 자산화를 실현했다. 지난 해 동국제강은 오라클 솔루션을 바탕으로 ECM 고도화 작업을 진행했다.

한국오라클 관계자는 "오라클의 콘텐츠 관리 제품군은 오픈 스탠다드를 기반으로 설계돼 기업 전체 조직에 맞는 사용자 맞춤 콘텐츠 관리 기능을 제공할 수 있도록 했다"면서 "최적의 호환성을 제공해 오라클 뿐 아니라 타사의 자원 관리 데이터 베이스(repository), 계정 관리 시스템, 기업용 애플리케이션 등과도 함께 사용할 수 있다"고 설명했다.

◆한국MS, 기존 윈도기반 시스템과 호환성이 '무기'

한국MS는 가장 많은 사용자 기반을 보유한 윈도 시스템의 강점을 살려 ECM 솔루션인 '쉐어포인트'를 강조하고 있다. 쉐어포인트의 핵심도 사용자에게 익숙하고 기존 시스템과 유기적으로 통합될 수 있다는 부분이다.

쉐어포인트의 주요 기능은 협업과 문서관리의 통합, 보안 및 관리, 검색과 활용도 개선, 사용자 편의성 증대 등이다.

쉐어포인트는 협업 공간과 통합돼 사용자들이 문서를 효율적으로 등록하고 조회할 수 있도록 하며 조직구조와 문서특성에 따른 체계적인 분류 및 폴더 형태의 보기(View) 기능이 제공된다.

또한 액티브 디렉토리(Active Directory) 기준 정보를 연계한 권한관리와 콘텐츠 접근제어가 가능하며 디지털저작권관리(DRM)를 확장해 연동할 수도 있다.

한국MS는 2015광주하계유니버시아드조직위원회에도 ECM 솔루션을 공급했고 대우조선해양, 삼성SDS, IBK기업은행, 한국전자통신연구원, 한국농어촌공사, 오비맥주, 중앙대학교, 흥국화재, 현대오일뱅크, SK텔레콤 등의 고객사를 확보했다. 지난 해에는 신한은행의 문서중앙화 프로젝트를 따내기도 했다.

한국MS 측은 "쉐어포인트는 단순히 작성된 콘텐츠를 저장하는 공간의 역할만 수행하는 파일서버에 비해 문서의 수명 주기 전반에 걸친 프로세스를 지원한다"며 "전반적인 기업의 IT 인프라로 자리매김 할 수 있는 통합적이며 확장 가능한 플랫폼을 제공하고 있다"고 말했다.

◆문서중앙화 방법론, ECM vs VDI

문서중앙화는 전통적인 문서 관리 방식과 비교할 때 기업 내 지식의 재활용성을 높이고 문서 보고와 관리, 협업에 소요되는 시간을 크게 단축시킨다는 장점이 있다.

기업들은 내부 직원에 의한 핵심 기술과 개인 정보 유출 등에 대응하는 솔루션으로 문서중앙화를 추진하고 있다. 문서중앙화는 문서를 통합적으로 관리하면서 허가된 사람만 문서에 접근할 수 있도록 하고 접근 이력까지 관리,핵심 지식 축적과 보안관리를 동시에 한다는 강점도 있다.

특히 문서중앙화를 잘 활용하면 잦아진 이직과 내부 인사이동으로 회사의 핵심 문서들이 제대로 공유되지 않고 사유화되거나 사장되는 것을 막을 수 있고 부서 간 협업을 위해 문서를 전달하고 이를 취합하는 등 업무 개선도 꾀할만 하다.

ECM은 이밖에 중앙 서버에 문서를 저장할 때 분류체계와 문서의 속성, 보존기간, 보안등급 등을 시스템에 반영할 수 있어 체계적인 콘텐츠 관리가 가능하다.

개인 PC에 있던 콘텐츠를 중앙 서버로 옮긴다는 개념에서 ECM과 유사한 VDI는 체계화된 저장방식을 기본적으로 지원하지 않고 문서중앙화 용도로만 활용하기에는 초기 투자비용이 많이 든다는 단점이 있어 클라우드 환경을 위해 VDI와 ECM을 함께 보유하는 사례도 나타나고 있다.